こんにちは、エムザス ITサービス部です。
今回は、kintoneアプリにデータを一括で読み込むときに遭遇する困りごとについて書いていきます。
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それでは、本題に入ります！
ファイルから読み込む機能について
まず、kintoneのファイルから読み込む機能とは、作成済みのアプリにファイルからデータを読み込んで、新しいレコードの追加や、登録済みのレコードへの更新ができる機能です。
一つ一つレコードを手動で追加・更新するのとは違い、複数のレコードを一度に追加・更新できるのが大きな特徴です。
公式の説明ページはこちら
実際にどこから使用するかというと、アプリ一覧画面の右に表示してある三点リーダー（・・・）から「ファイルから読み込む」を選択して使用できます。
事象
今回使用するアプリは以下のような社員情報とその配偶者の情報を入力するアプリです。
注目ポイントはフィールド名です。
社員情報と配偶者情報というラベルのおかげで上の氏名には社員の氏名が、下の氏名には配偶者の氏名が入るのだとわかりますが、フィールド名は同じ氏名になっています。住所や生年月日も同様です。
このようなアプリ（同じフィールド名が存在するアプリ）に対してファイルからデータを読み込む場合、kintoneのどのフィールドにファイルのどの項目（列）をマッピングするのか注意しなければなりません。
なぜかというと、ファイルを読み込む場合kintoneのフィールド名とファイルの項目で一致するものがあれば自動でマッピングをしてくれるのですが、同じフィールド名があった場合違う方とマッピングしてしまっている可能性があるからです。
今回の場合では、社員情報の氏名を配偶者の氏名に、配偶者の氏名を社員情報の氏名にマッピングしてしまうことが起こりえます。
こちらはマッピングの画面ですが、一見氏名は氏名に住所は住所にという風に正しくデータが読み込まれそうな気がします。
しかし、この画面ではフィールドコードが表示されていないため、社員情報の氏名・住所・生年月日フィールドと配偶者のそれらフィールドとの区別がつきません。
このまま読み込んだ場合、もしかしたらうまく読み込めるかもしれませんし、正しくないフィールドに読み込んでしまうかもしれません。
解決方法
このような状態のままデータを読み込んで、もし間違ったデータの登録をしてしまうと大変なことになるでしょう。
読み込みをしたあとにレコードを実際に見て正しく入力できているか確認することもできますが、最初から正しくデータを読み込みできるのであればそのようにしたいです。
そのためには、フィールド名を区別できるようにすると良いでしょう。
例えば配偶者のフィールドには（配偶者）をつけることで区別がつくようになり、間違ってデータを読み込んでしまうことを防げます。
事前の対処
実際にこのような困りごとに直面してからフィールド名を変更するよりは、事前に対応をしておいた方が安心です。
ファイルから読み込むときに同じフィールド名があることに気づければよいですが、kintoneに慣れていなかったりそのアプリを普段あまり使わない人の場合、スルーして読み込んでしまうかもしれません。
そんなときに活躍するのがkintoneのプラグインEMdocMakerです。
EMdocMakerを使えばアプリの設定情報をExcelファイルに出力して簡単に確認することができます。
出力されたExcelファイルにはアプリのフィールド情報も載っているので、今回のケースではフィールド名が同じものがあればすぐに気付くことができます。
↓EMdocMakerで出力したExcelファイルの一部キャプチャ
kintoneは複数のアプリをカスタマイズし組み合わせて利用していくサービスです。
アプリの管理を素早く確実に実行することがkintoneの管理をうまくしていくための秘訣です。
EMdocMakerには、ご紹介した機能以外にも
・アプリの関連を視覚的に確認できるアプリ関連図
・プロセス管理のフローを確認できるプロセス管理図
・EMdocMakerで出力したExcelファイルを読み込むことでアプリの設定を変更できる機能（現在開発中）
など、アプリ管理に必要な機能を備えています。
EMdocMakerの紹介ページはこちらをご覧ください。
またEMdocMakerの他にもいろいろなプラグインをエムザスでは開発しています。
是非こちらからエムザスの製品をご覧ください。